正式business email 寫法大公開，讓你職場大加分！ - 經理人
文章推薦指數： 80 %
Business email 的開頭都需要一個greeting 或是問候，最常見的用法是Dear 接收信人的名字，以下是一些例子： ... 加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶 ...
正式businessemail寫法大公開，讓你職場大加分！
正式businessemail寫法大公開，讓你職場大加分！
2020-10-05T00:04:20+0800
2015-08-13T09:45:00+0800
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經理人Managertoday
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https://3.bp.blogspot.com/-R4IvTzoUetM/VIfkhHMRoeI/AAAAAAAAgJ8/J073w7nkBpY/s1024/
正式英文email究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？
這篇介紹的是比較正式的商業信件businessemail，在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到，跟常合
正式英文email究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？
這篇介紹的是比較正式的商業信件businessemail，在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到，跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式(informal)。
在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟nativespeaker溝通的時候要特別注意文法。
我們來看看email的實際內容吧！
1.Greeting問候語
Businessemail的開頭都需要一個greeting或是問候，最常見的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
DearJohn,
DearMr.JohnSmith,
DearMr.Smith,
加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字(firstname)就可以了。
再來提供給大家一個還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時候很好使用！公司收到這種信通常都會轉寄(forward)給相關的人員。
Towhomitmayconcern,（敬啟者：）
DearSirorMadam,
要記得這些greeting後面都需要加一個逗號(comma)然後空一行(emptyline)才能開始信的內容！
2.Purpose目的
在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
Iamwritingtoinquire…
我寫這封信想詢問…
Iamwritinginreferenceto…
我寫這封信是關於…
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thankyouforreachingouttousregarding…感謝您主動聯絡我們…
這邊的inreferenceto還有regarding都是是「有關」或「關於」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。
口語：I’mtalkingaboutthemeetingscheduledfornextweek.
正式：Iamwritinginreferencetothemeetingscheduledfornextweek.
正式：Iamwritingtoyouregardingthepossibilityofschedulingameetingfornextweek.
大家有沒有注意到inreferenceto的用法跟regarding有一點點不同？通常inreferenceto用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。
3.Content內文
再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭(clearandconcise)，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長的信吧！
記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，可是可以用粗體讓重點句子比較明顯。
(X)PLEASEREVIEWTHEATTACHEDDOCUMENTSTHOROUGHLY.
(O)Pleasereviewtheattacheddocumentsthoroughly.
請仔細檢視附件。
跟附件相關的用法：
Ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview.
上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。
4.Closing結尾
信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。
Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。
Thankyouforyourtimeandconsideration.
感謝您的寶貴時間。
Ilookforwardtohearingfromyou.
我很期待能夠收到您的回覆。
5.Signoffandsignatureblock結尾敬語與簽名檔
再來就是信件的結尾，會有signoff和signatureblock，signoff要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的signoff：
Sincerely,
Yourssincerely,
Respectfully,
Bestregards,
在北美其實比較少人會用Bestregards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法！
想學習更多signoff的寫法可以參考這篇文章：除了Bestregards，你還有更多用法！七個實用書信結尾用語
Signoff後面要接signatureblock，這個包括你的姓名(name)、職稱(title)、公司(company)、聯絡資訊(contactinformation)等。
Sincerely,
JohnSmith
SalesRepresentative,FlooringCompany
+886-900-000-000
完整businessemail範例
最後我們來看看完整的一個businessemail長什麼樣：
DearMs.Jones,
Thankyouforreachingouttousregardingpricequotationsforhardwoodflooring.Pleaseseetheattacheddocumentforapreliminaryquotation.Thesequoteswillvarygreatlydependingonyourchoiceofboardwidth,texture,color,finishetc.Onceourtechniciansassessthespaceyouwishtoinstallnewflooringin,wewillbeabletoprovideyouwithamoreaccuratequote.Ihavealsoattachedphotosofseveralofthewoodsampleswecurrentlyhaveinstock.
Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.Pleaseletmeknowifyoudecidetomoveforwardwiththeassessment,andIlookforwardtohearingfromyou.
Sincerely,
JohnSmith
SalesRepresentative,FlooringCompany
+886-900-000-000
（本文獲《看VoiceTube學英語》授權刊登，原文請點此。
）
延伸閱讀：
Hi,Dear,......原來，英文Email的招呼語不能這樣寫！現在才知道
除了Bestregards，你還有更多用法！七個實用書信結尾用語
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正式businessemail寫法大公開，讓你職場大加分！
2015/08/13
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正式英文email究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？
這篇介紹的是比較正式的商業信件businessemail，在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到，跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式(informal)。
在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟nativespeaker溝通的時候要特別注意文法。
我們來看看email的實際內容吧！
1.Greeting問候語
Businessemail的開頭都需要一個greeting或是問候，最常見的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
DearJohn,
DearMr.JohnSmith,
DearMr.Smith,
加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字(firstname)就可以了。
再來提供給大家一個還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時候很好使用！公司收到這種信通常都會轉寄(forward)給相關的人員。
Towhomitmayconcern,（敬啟者：）
DearSirorMadam,
要記得這些greeting後面都需要加一個逗號(comma)然後空一行(emptyline)才能開始信的內容！
2.Purpose目的
在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。
Iamwritingtoinquire…
我寫這封信想詢問…
Iamwritinginreferenceto…
我寫這封信是關於…
在回覆信件的時候，可以這樣說：
Thankyouforreachingouttousregarding…感謝您主動聯絡我們…
這邊的inreferenceto還有regarding都是是「有關」或「關於」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。
口語：I’mtalkingaboutthemeetingscheduledfornextweek.
正式：Iamwritinginreferencetothemeetingscheduledfornextweek.
正式：Iamwritingtoyouregardingthepossibilityofschedulingameetingfornextweek.
大家有沒有注意到inreferenceto的用法跟regarding有一點點不同？通常inreferenceto用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding的用法比較廣泛。
3.Content內文
再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭(clearandconcise)，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長的信吧！
記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，可是可以用粗體讓重點句子比較明顯。
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請仔細檢視附件。
跟附件相關的用法：
Ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview.
上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。
Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices.
請參閱附加檔案內之服務相關報價。
4.Closing結尾
信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。
Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。
Thankyouforyourtimeandconsideration.
感謝您的寶貴時間。
Ilookforwardtohearingfromyou.
我很期待能夠收到您的回覆。
5.Signoffandsignatureblock結尾敬語與簽名檔
再來就是信件的結尾，會有signoff和signatureblock，signoff要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的signoff：
Sincerely,
Yourssincerely,
Respectfully,
Bestregards,
在北美其實比較少人會用Bestregards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用Sincerely，它是最正式和最安全的用法！
想學習更多signoff的寫法可以參考這篇文章：除了Bestregards，你還有更多用法！七個實用書信結尾用語
Signoff後面要接signatureblock，這個包括你的姓名(name)、職稱(title)、公司(company)、聯絡資訊(contactinformation)等。
Sincerely,
JohnSmith
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+886-900-000-000
完整businessemail範例
最後我們來看看完整的一個businessemail長什麼樣：
DearMs.Jones,
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Sincerely,
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（本文獲《看VoiceTube學英語》授權刊登，原文請點此。
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