英文書寫與電子郵件難下筆?英文書信格式懶人包 ...
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英文信件範例 ... Dear Mr. Alex, ... Alex 教授您好:. 我寫這封信給您是因為我發燒了,今天的課想和您請病假。
如果我今天的缺席對課堂造成任何不便,也先跟 ...
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隨著國際化的潮流,
使用英文的機會越來越高,
時常有與外國人通信的需要,
快來看看小V精心彙整的英文書信格式,
讓你用英文寫信也不害怕!
今天的懶人包會教大家英文書信的基本格式,並分成書寫信件及電子郵件兩類。
信件的用語和風格還有分正式跟非正式,正式的像是寫給老師、老闆或客戶等,非正式的則是寫給朋友、家人等,而今天教的是信件的基本格式,所以基本上都可以套用喔!
TableofContents
SalutationsandGreetings英文書信開頭稱呼ClosingLines英文書信結論句Sign-offs英文書信結尾用語英文書信範例
SalutationsandGreetings英文書信開頭稱呼
信件中的開頭很重要,要根據信件的性質與對象使用不一樣的稱呼,以下提供常見的稱呼語。
Dear用法
Dear幾乎適用於各種情況,對象可以是熟識的人、同事或老闆。
但是根據不同的熟識程度,dear一字會有不同的用法。
如果你們很熟,可以只寫對方的名,但如果對方是同事或上司,男同事加Mr.,女同事加Ms.;如果知道這位女性的婚姻狀況,已婚要加Mrs.,未婚要加Miss。
此外,如果你們之間不熟,就要以Mr.或Ms.加上姓氏來稱呼對方,或是連名帶姓稱呼。
如果不確定對方的性別,用dear加姓名就可以了。
小編再為大家補充一下,Mr.為「先生」,是Mister的簡稱,未婚或已婚的男性都可以此稱呼;Mrs.為「太太」,是Mistress的簡稱,Miss為「小姐」,用於未婚女性(注意Miss不需加上縮寫點),Ms.用於婚姻狀況不明的女性,且所有稱謂後方都必須加上逗點而非冒號。
接下來我們以TaylorSwift這個名字為例,其中Taylor是所謂的名(firstname/givenname),Swift是姓(lastname/surname)。
彼此不熟時:DearMs.Swift/DearMs.TaylorSwift
不清楚對方性別:DearTaylorSwift
彼此認識,但不清楚對方婚姻狀況:DearMs.Taylor
彼此認識,且對方已婚:DearMrs.Taylor
彼此認識,且對方未婚:DearMissTaylor
彼此很熟時:DearTaylor
DearSir/Madam,
這個稱謂用在當你不知道對方姓名的時候,這用法在以前比較常用,現在可能被視為老式的用法。
補充:sir用於男性,madam用於女性。
比較輕鬆一點的用法為“Greetings,”。
ToWhomItMayConcern,
如果不知道對方性別,且用在比較正式的情況下,就可以使用這個稱呼。
這用法多用在公事上,尤其是當你寄信到一個公家機關或公司,不確定是寫個哪個特定的人的時候。
若是用在應徵信件當中,則可用DearHiringManager。
GoodMorning,/GoodAfternoon,
除了以對方姓名稱呼為開頭,當然也可以使用早安、晚安等用語,此用法不是那麼正式,不過祝對方有個美好的早晨,會為信件帶來增進關係的效果,建議用在剛認識的人身上,或已熟識的人也可以。
使用上要注意,對方看到信件的時間點有可能不是白天/下午,特別是對方在另一個時區的時候。
Hello,/Hi,
這個用法為非正式的用法,多用於電子郵件中,並且用在比較熟識的對象身上。
收件者超過一個人時
如果收信對象超過一個人以上,可直接寫出他們的姓名,例如“HiJohnandMary,”或是“DearJohn,Mary,andMichael,”。
如果對象是一個團體,可以直接寫“DearAll,”,比較親切一點可以用“HiEveryone,”。
ClosingLines英文書信結論句
在結尾用語之前,常伴有一句總結,以下提供我們寫信時最常使用的三種結論。
期待回覆類
Ilookforwardtoyourreply.
等待您的回覆。
Ilookforwardtohearingfromyou.
期待您的消息。
Ilookforwardtoseeingyou.
期待見到您。
注意lookforward後面的動詞要用動名詞(V-ing)。
熱心服務類
Pleaseadviseifnecessary.
若有任何建議,請您盡量提出。
Ifyourequireanyfurtherinformation,feelfreetocontactme.
如果有任何問題,歡迎與我聯繫。
Shouldyouneedanyfurtherinformation,pleasedonothesitatetocontactme.
如果有任何需要,歡迎與我聯絡。
注意contact為及物動詞,後面直接接上聯繫對象即可,不需接介系詞。
感謝客氣類
Onceagain,Iapologizefortheinconvenience.
很抱歉,造成您的不便。
Iwouldappreciateyourimmediateattentiontothismatter.
關於您對此事的關注,我們十分感激。
Thankyouforyourcooperation。
非常謝謝您的合作。
Thankyouforyourassistance。
非常謝謝您的協助。
Thankyouforcoming.
謝謝您的來訪。
注意thankyoufor後面直接接動名詞(V-ing)即可,不需加上your。
Sign-offs英文書信結尾用語
信快寫完了,最後就是結尾用語囉!如同中文信件的「敬上」、「謹上」等,英文信件也有分正式跟非正式兩類,建議大家依收件者與自己的關係,以及信件內容的正式性來決定要使用哪一類,以下提供常見的基本用語。
正式
Sincerely,
Thankyou,
Yourstruly,
Warmwishes,
Sincerelyyours,
Respectfullyyours,
非正式
Best,
Thanks,
Warmly,
Cheers,
Regards,
Takecare,
Bestwishes,
記得結尾語第一個字母要大寫,後面要加逗號,然後下面要接自己的名字喔。
英文書信範例
看完了基本的信件格式,就來看看以下兩個範例吧!第一個信件內容比較正式,另一個較偏日常用法。
英文信件範例
DearMr.Alex,
IamwritingthislettertoinformyouthatIhavetotakeasickleavefromcourseduetothefever.Sorryforanyinconveniencecausedbymyabsence.Iwouldreviewthematerialbeforenextcourse.Feelfreetocontactmeifyouneedfurtherverificationfrommydoctor.Thankyouforyourimmediateattentiontothismatter.
Respectfullyyours,
ShirleyHuang
Alex教授您好:
我寫這封信給您是因為我發燒了,今天的課想和您請病假。
如果我今天的缺席對課堂造成任何不便,也先跟教授說聲抱歉,我會自行再趕上複習進度的。
若教授需要醫生證明,也麻煩告訴我。
謝謝教授願意抽空讀這封信。
學生 黃雪莉 敬上
英文email範例
HiAngela,
Ican’tgotocourse todaysinceI’mseverelysick.Igotafeverlastnight.Canyoupleaseinformtheprofessoronmybehalf?Bytheway,pleaseletmeknowifthere’sanyadditionalassignmentfromcourse.Thankyouforyourhelp.
Best,
ShirleyHuang.
嗨Angela:
我昨晚發燒,今天不能去上課了。
你可以幫我跟老師請假嗎?對了,如果老師有額外出作業的話,再提醒我一下,謝謝你。
黃雪莉
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文/ShirleyHuang
圖/Helloquence,CCLicensed.
參考資料/aboutcareers,GoodLetterWriting,Buzzle,wikiHow
作者簡介/VoiceTube看影片學英語
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