如何為您的企業製作最好的組織圖 - Microsoft

您可能整個公司只需要一張範例圖表，或是需要針對幾個不同受眾或事業部擁有幾張圖表。

雖然每一種組織圖都可以修改和編輯，但大多數公司使用的組織圖屬於 ... 跳到主要內容 如何為您的企業製作最好的組織圖 Microsoft365Team 九月25,2019 無論您在哪裡工作，了解哪些人做什麼事以及適合他們的位置可協助每個人以更好的方式完成工作。

組織圖讓每個人一眼就可以快速得知企業的結構，了解它是已成立許久的辦公室、新創公司、製造工廠還是其他類型。

  什麼是組織圖？  您可能已經看過這種圖。

組織圖也稱為組織結構圖，包含代表人物和職位的方塊、圖案或照片。

還可以包含連絡資訊、頁面連結、圖示和插圖。

影像–組織圖範例 以線條連接時，這些方塊就形成一個圖表，可描繪組織的內部結構，也會顯示組織報告結構、事業部所在位置及部門的連結方式。

   優點  組織圖可幫助新進員工或義工將公司員工的姓名和臉孔與角色和職責相對照，藉此快速了解公司。

即便是工作許久的員工、人事部門和企業負責人也可受益於隨手可得的組織圖。

組織圖的作用：  顯示內部結構和階層  幫助員工釐清當問題發生時應該向誰報告及連絡誰  協助釐清角色和職責   輕鬆地將員工連絡資訊保存在一個方便的地方  協助管理階層了解每個部門有多少員工以及如何以最佳方式分派員工和其他資源  讓員工洞悉促銷通路  單憑一張組織結構圖無法做到所有事情。

讓我們來看看公司最常使用的組織圖類型：  組織圖的四種類型  您使用的組織圖類型取決於您的受眾、您的組織以及您要傳達的內容。

您可能整個公司只需要一張範例圖表，或是需要針對幾個不同受眾或事業部擁有幾張圖表。

   雖然每一種組織圖都可以修改和編輯，但大多數公司使用的組織圖屬於以下四個類別之一：   1.在職能上由上而下的階層  階層圖表最適合用來顯示傳統的業務結構，它會從最上方的公司高層開始，然後分為多個部門或事業部。

在每個事業部內，您將列出資深管理階層、中階主管、資深職員、中階人員和初階職員。

最後，階層圖表看起來就像一個金字塔，從每個部門往上到執行長。

  注意：階層式組織圖通常很容易理解。

然而，當指揮系統中有多層時，了解該與誰聯繫以及何時聯繫可能會有困難，尤其是當發生問題或是有人有新的想法時。

   2.事業部組織圖  如果您的公司是依照產品線或地理區域組織而成，這種形式會是安全的選擇。

如果公司的產品線或地理區域彼此獨立，則事業部組織圖也是一種絕佳方式可清楚反映這一點。

就像組織階層圖表一樣，事業部圖表會從總裁或執行長開始，但是會將其劃分為業務線(LOB)，而不是將事業部劃分成有共享資源的部門。

該圖表會涵蓋每個LOB的部門，例如人力資源、會計、法務和行銷，以及這些部門中的人員或職位。

   注意：由於這樣的組織通常在每個事業部中都有多餘的部門，所以事業部結構可能導致人員膨脹和不必要的一般管理費用。

  3.組織圖矩陣  這種類型的組織結構圖通常適用於經理不只有一位的團隊或團隊成員的公司。

例如，某一家報社的記者可能會報導當地新聞和財務新聞，這意味著他們將有兩名經理。

或者，能源供應商的美術設計師可能會向美術設計主管報告。

然而，因為這個人是為再生能源事業部處理專案，所以該設計師也可以與該團隊中的某人進行交流。

   注意：當團隊成員跨部門工作時，組織通常可以找到更多創造性的方法來解決問題。

這樣會營造一個更有合作能力的環境。

然而，當團隊或團隊成員擁有一名以上的主管時，這可能會增加混亂和衝突的機會。

   4.扁平組織圖  大多由小型企業使用的扁平或「水平」組織圖通常有兩層：管理人員和員工。

在此圖表中，實線表示主要指揮系統，虛線則表示次要的職權線。

從理論上來看，具有扁平組織結構的公司可能看起來類似於小型消防部門：有一名主任、三名隊長以及在隊長下面工作的幾名消防員。

也可能是有幾名直屬員工的主管或部門主管。

  注意：在扁平式結構中，主管及其團隊經常擁有密切的關係並分享決策過程。

與其他組織結構相比，其員工通常有更多的責任感和更大的自主權。

這表示建立信任感非常重要—團隊合作也是如此。

然而，由於此矩陣非常密實，所以如果員工之間發生衝突，衝突情況可能會更明顯，這是因為團隊規模很小的緣故。

   使用軟體建立組織圖  組織圖軟體讓建立新的組織結構圖和修改舊的組織結構圖的工作變得很簡單。

讓我們來看一下如何使用一些最受歡迎的軟體選項在線上建立組織圖。

  PowerPoint中的組織圖   PowerPoint 可能被設計為簡報工具，但您也可以用它來 開發組織圖。

若要開始著手：  開啟新的PowerPoint文件  移至[插入]索引標籤，然後按一下[SmartArt]  導覽至[階層圖]群組，然後選取您需要的組織圖範本  按一下來選取要新增文字的圖案  視需要新增更多圖案(或人員)  當每個人都列入考量之後，您就可以開始在PowerPoint中重新組織您的組織圖。

只需返回SmartArt工具的[設計]索引標籤，然後使用[升階]/[降階]按鈕來垂直移動圖案。

使用[上移]/[下移]按鈕可水平移動圖案。

   Word中的組織圖   這可能不是建立組織圖的傳統方法，但是 MicrosoftWord 可協助設計基本圖表來顯示貴組織的職能。

若要在Word中建立組織圖，您只需要進行以下作業：  移至[插入]索引標籤，然後按一下[SmartArt]。

   移至[階層圖]群組，然後選擇您想要使用的組織圖範本。

  接下來，您將會看到一個功能表，其中包含代表人的圖案。

請輸入文字來代表圖表中的每個人。

  如果您需要在組織圖範本中新增圖案，請按一下SmartArt工具的[設計]索引標籤，然後按一下[新增圖案​]。

  若要對組織圖中的某人進行排序，請在[文字]對話方塊中按一下其姓名。

然後按Tab鍵將其往上移或是按Shift+Tab鍵將其往下移。

或者，您可以在SmartArt的[設計]索引標籤中管理您的階層。

  您可以透過SmartArt工具的[設計]和[格式]索引標籤來調整您的顏色、字型和大小。

   Visio中來自Excel的組織圖  Visio 是一個視覺化拖放畫布工具，可讓人們建立組織圖，也可以連結現有 Excel 檔案或ActiveDirectory中的資料來幫助您 自動建立組織圖。

但是，當您結合這兩者時，就可以為任何規模的公司建立醒目的組織圖。

首先，請開啟Visio並按一下[組織圖精靈]，然後：  按一下[已經儲存在檔案或資料庫的資訊] 在出現提示時回答問題  如果您要的話，可以匯入圖片或影像  按一下[完成]  除了從Excel將資訊匯入到組織圖以外，您還可以將資訊直接新增到[組織圖精靈]。

  更多組織圖技巧   即便使用組織圖軟體，組織結構圖也可能很快地變成模糊不清的一片圖案和文字。

但是，只需要一些設計工作，它們就能以適當的方式吸引人們的注意。

因此在處理您的圖表時，請嘗試以下動作：  設定適當的大小。

如果您的圖表太大，您可能會無法招架。

如果您需要建立三個圖表而不是一個，則請這樣做。

如此一來，您的受眾就可以獲得組織結構的概觀，然後在他們準備就緒時更深入地探索各個部門或事業部。

只需要確保一切都能回到貴組織的最高層級即可。

   一致地使用圖案和顏色。

針對主管使用相同的圖案、針對中階員工使用另一種圖案並針對初階員工使用另一種圖案，藉此幫助人們更清楚地了解您的圖表。

也可針對貴公司的每個事業部使用一種顏色。

  新增相關資訊。

請務必新增有關您員工的詳細資訊，例如連絡資訊、據點、客戶或專長。

如此一來，當有人在尋求協助時，他們就可以得知人事物的相關資訊。

  在經理下方以側邊欄顯示助理。

這種格式樣式有助於指示助理角色，同時仍然可以清楚地顯示經理的直屬員工。

如果有人需要聯繫經理，這也可以協助人們理解應該與誰連絡。

  注意間距。

請讓方塊之間的距離相等。

如此一來，您的圖表將更容易閱讀，並擁有更專業的外觀。

  當您的圖表完成後，請非常了解組織以及不了解組織的人都來看一下。

如此一來，您就可以確保它對每個層級的人都是正確且清晰易懂的。

若要深入了解如何使用 軟體和範本 建立組織圖，請參閱這個逐步 指南。

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您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。

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