Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道 - 電腦玩物
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簡單的說, Slack 是「團隊溝通平台」, LINE 是「即時通訊軟體」。
在Slack 上溝通可以被管理,並轉化為有效率的工作流程,而「溝通」和「通訊」的不同, ...
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Slack完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道
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作者:
EsorHuang
6月12,2015
你聽過或用過Slack嗎?過去一年,Slack這一個團隊通訊平台服務不僅在國外爆紅,在台灣我也看過好幾個創業團隊使用Slack來做公司內部的訊息管理,到底Slack有什麼魅力?它是不是比起LINE或Facebook或Email更能有效率的管理團隊溝通呢?我自己今年也有機會在一個專案合作中使用了Slack一段時間,我覺得它吸引人之處有三點:
1.「很有趣」:Slack裡擁有跟LINE或Facebook一樣易於讓公司同事聊天打屁、傳送有趣影音圖文的功能。
2.「有效率」:但是Slack的頻道、群組機制讓茶水間的聊天,不會干擾工作的討論,並且星號與釘選功能讓每個同事可以從聊天中記錄重點。
3.「有彈性」:Slack的架構可以讓每一個團隊設計出符合自己需求的通訊平台,Slack的軟體則讓同事可以在任何地方和公司保持聯繫。
如果你需要中文版的同類平台,可以參考:JANDI高效率團隊通訊平台完整教學,比Slack更適合中文用戶。
2017/3新增:SortdforSlack:改造Slack討論串介面變成專案任務排程看板
Slack與LINE的差別
簡單的說,Slack是「團隊溝通平台」,LINE是「即時通訊軟體」。
在Slack上溝通可以被管理,並轉化為有效率的工作流程,而「溝通」和「通訊」的不同,在於前者強調深入的理解,後者著重訊息的傳遞。
在電腦玩物中我曾經寫過:「我們真要用LINE談論公事嗎?小心即時反害了工作效率」一文,討論過LINE溝通可能的問題。
裡面主要提到的想法是在團隊的即時通訊裡如何可以公私分流?如何分別輕重緩急的討論?如何更完整深入的發表訊息?怎麼事後管理與回顧所有訊息?怎麼清楚的在對話中交派任務?這些問題,在Slack中都比LINE有更好的解決之道。
而且雖然LINE與Slack同樣可以區分對話群組、搜尋對話內容,但是Slack能夠根據一整個團隊裡每一個專案需求開設不同公開頻道、或建立少數人的不同私密討論區,或是一對一的傳遞訊息、檔案、圖片與任何資料,Slack的搜尋、過濾與回顧歷史訊息的功能更強於一般的通訊軟體。
Slack是什麼?有什麼主要特色?
Slack是一個幫你架設「團隊內部通訊平台」的免費服務(對小型團隊來說Slack免費版就可以滿足需求),我們可以在Slack中架設自己公司部門內的獨立通訊系統,而如果我和不同團隊合作時,我可以在不同團隊之間的Slack通訊平台做快速切換。
就像是一個團隊在運作時,需要一個公開的佈告板,一個閒聊的茶水間,針對一些計劃必須各自開說明會、討論會,而每個專案小組的成員又不時需要閉門開會,這時候,這些溝通分組要怎麼樣才會簡單又有效率?Slack就能幫助團隊解決這個問題。
它讓團隊之間的溝通變得更加有條理,但是同樣簡單即時,而且甚至更有趣。
我從自己這段時間使用Slack經驗中,歸納出以下幾點特色:
1.在大團隊中分子頻道、開私群組:
Slack可以在一個團隊通訊網路中,依據不同專案需求開設不同的討論頻道,讓訊息分流,而機密的談話則可以開設私密子群組讓特定人加入參加閉門會議。
2.即時討論、延遲討論:
透過前面的訊息分流分組,Slack可以減少實體會議與麻煩郵件,不同的頻道或群組裡可以隨時展開會議,甚至讓成員在任何時間加入討論。
3.搜尋重點,歷史回溯:
Slack免費版可以搜尋最近的10000則訊息,並且任何新成員加入後都可以回溯每個頻道之前的歷史訊息內容,銜接討論進度。
4.資訊共享,任務指派:
頻道是對所有團隊成員公開的,所以每個人都能知道團隊裡不同的意見、資料與進度,讓資訊共享,更進一步Slack可以在訊息中指名對象,可以利用來指派任務,或是讓每個成員追蹤與自己有關的討論或訊息。
5.強化互動,不干擾工作:
整個Slack平台讓團隊的溝通可以開誠佈公,促進交流互動。
但是Slack上的分流機制又讓每個人可以決定自己要專注的討論,讓溝通不會干擾工作。
這就是為什麼很多專案管理團隊都喜愛Slack的原因。
不過Slack突破性的團隊溝通設計,或許對第一次接觸的使用者來說會有點摸不著頭緒,所以下面我也以自己的上手經驗,來分享如何入門Slack的重點教學。
延伸閱讀:Slack可以解決團隊會議、團隊郵件溝通上的許多問題
開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議
Quip比GoogleDocs更適合團隊會議的文件協作平台
Gmail16個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理
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1.建立團隊Slack平台,邀請團隊成員加入
Slack的註冊方式與眾不同,請先記住,Slack的目的是「讓我們打造一個團隊內部的溝通平台」,是優先給一個團隊來使用的(當然,我也看過個人使用Slack來收集或整理資料)。
打開「Slack網站」,首先我們要為自己的團隊建立獨立的Slack溝通平台網址,在「Companyname」欄位輸入網址名稱後,才是在「EmailAddress」註冊自己的帳號,這樣這個團隊溝通平台就架設完成了。
那麼如果是要加入別人已經架設好的Slack團隊平台呢?那就輸入對方給你的溝通平台網址,然後用自己的帳號註冊,只要對方已經邀請你,就能加入這個團隊中。
我們也可以在Slack中隨時切換不同的團隊溝通平台。
2.什麼是頻道?私訊?私密群組?
Slack核心設計之一就是幫團隊溝通做訊息分流,所以在Slack裡有三種通訊分組方式:
頻道(Channels):針對不同專案或主題的公開討論,對所有團隊成員公開,團隊每個人可以自由加入,討論公開的意見,發佈公開的佈告
私訊(DirectMessages):一對一隱密的交談
私人群組(PrivateGroups):針對某件事情或專案的私密討論
舉例來說,在一個公司中我可以根據每個專案開設專案頻道,讓大家針對不同專案參與討論,而這是開放腦力激盪,每個團隊成員都可以參與。
但有時候我必須找某個專案的設計、行銷討論一些機密時,我就開設一個私密群組,單獨把他們拉進來討論,這個群組在整個公司裡就只有我們三個人看得到。
或者我想特別針對某個成員做溝通,我就會私訊的方式跟他談話。
這些不同的訊息分流,都統一在Slack的左方進行管理。
3.加入、退出、封存頻道
頻道或私密群組都可以隨時加開、隨時拉人加入,而成員也可以隨時退出。
當一個專案或會議結案後,我還可以封存這個頻道,讓團隊聚焦在目前需要討論的頻道與群組中。
4.插入長文章、程式碼、檔案、第三方服務內容
在Slack的訊息發佈功能上,擁有比LINE或Facebook更多元的訊息內容,不只可以發表圖文訊息,還可以在訊息中插入長文章、程式碼、各種雲端服務的檔案、各種影音網站的多媒體。
這讓Slack不只是訊息的對話,更可以是檔案交換的平台,甚至深入討論檔案內容的平台。
附註:Slack可以和很多第三方服務連結,包含Dropbox、GoogleDrive、Trello、Wunderlist等服務,這部分以後有機會我們再深入討論。
5.指名討論(@)
我自己使用Slack的過程中,最喜愛的功能之一是「指名討論」。
例如當我們在專案頻道中針對專案激烈思辨,這時候產生了一個結論,這個結論必須由某個成員去執行任務,那麼我如何讓團隊與這個成員有效地在長長的訊息串中知道哪一段討論跟自己有關,甚至是自己必須負責的呢?
Slack這裏就設計了用「@團隊成員」的方式做指名討論的功能。
而在討論串中被指名的成員,可以在右方過濾清單裡的「指名給我的訊息」清單中,找到這些討論段落,這就讓成員即使沒有及時參與,也能很有效的知道自己要關注的討論在哪裡。
6.在頻道中標記重要討論段落(Pin)
那麼在落落長的討論頻道中,如何讓每個人在回顧時可以知道這一個頻道裡最重要的討論在哪裡呢?這時候Slack提供了「Pin」訊息的功能。
當成員標註(Pin)了某個重要段落後,這段訊息就會出現在這個頻道資訊板上的「摘要清單」中,如此一來,任何成員進入這個頻道,都可以簡單的知道這個頻道裡有哪些一定要知道的討論。
7.星號備忘清單
Pin的功能是讓所有團隊成員都知道每個頻道裡最重要的討論有哪些,而Slack還有另外一個「星號」功能則是讓各自的成員去收集對自己來說重要的對話。
只要在訊息上打上「星號」(這是只有自己才看得到),那麼在右方的星號清單裡,就能隨時找回整個Slack溝通平台上對自己來說最重要的段落,這可能是主管交代的某個任務?同事提供的重要參考資料?或是同事閒聊中自己想要稍後閱讀的有趣影片。
8.過濾訊息
Slack上的溝通訊息可以分流、可以管理,也能方便的過濾,在右上方的過濾清單中,除了過濾出指名給我的訊息外,還能過濾出整個溝通平台上交換的檔案。
或是直接查看最近在每個不同頻道裡新增的對話,這樣就不用一個頻道一個頻道打開來看。
9.深入搜尋
Slack的訊息搜尋功能也很強大,不輸Evernote之類的平台,他可以一次搜尋所有頻道與群組中的內容,常常我要找出某個對話時,就是統一搜尋來找出。
另外Slack還支援搜尋訊息中插入的Word、PDF等文件檔案內文,讓找出資料更方便。
10.跨平台同步
以免費版的Slack來說,同時可以在網頁版、AndroidApp、iPhoneApp、Windows與Mac中安裝軟體使用,跨平台而且即時同步,雖然以網頁版的管理功能最完整,但是其它平台也都能滿足團隊溝通分流的需求。
Slack網頁版
SlackAndroidApp
SlackiOSApp
SlackWindows與Mac軟體
小結:一個Slack使用案例
最後,你也對Slack心動了嗎?希望這篇文章可以讓還無法摸透Slack的朋友,找出它的特色,發現最快上手的管道。
而在文章結尾,讓我以一個實際的模擬案例,來說明Slack在實際應用中如何落實上述的特色與功能。
假設我現在參與一個書籍出版團隊,這時候我可以開設一個佈告板頻道專門用來跟所有同事發佈公司行政上的重要流程或公告,接著我開設一個茶水間頻道,讓同事可以在上面聊天,但是不會干擾工作的頻道。
然後依據最近幾本重要的書籍專案,我開設不同的頻道讓參與的編輯、設計與行銷一起來討論和追蹤進度,但是因為頻道是公開的,所以團隊裡其他有興趣的同事也可以看到內容,並且提供一些他們的意見,促進更多可能的腦力激盪。
接著我遇到必須舉辦一場新書發表會活動的情況,於是我開設一個私密的群組,把這個活動的參與編輯、行銷、工作人員拉進來,在私密群組裡討論活動規劃。
這時候,在某個討論串裡我想提供某一位同事一個封面設計意見,我可以在留言時特別用「@」標註對方,這樣對方可以收到特別通知。
或者在某次討論結束後,主管整理這次討論的幾個重點訊息直接加上「Pin」,這樣近期內同事進入這個頻道就可以從Pin清單複習上次討論裡的重要訊息。
透過這樣一個簡單但有效率的溝通系統,Slack就打通了團隊合作上的任督二脈了。
延伸閱讀,其他專案管理服務:
我在Google日曆上的專案管理思維:心得與方法分享
把瑣事管理好?專案做到死也做不好
在GoogleDrive免費協作畫甘特圖!Gantter排程教學
免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理13種工具
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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商品使用心得筆記簿2015年6月12日中午12:31沒有中文介面嗎?回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月12日下午1:01對,目前還沒有中文介面刪除回覆回覆回覆Hsin-YuChang2015年6月12日下午2:56沒有中文真的好難在公司裡推行Q_Q因為專案名稱都是中文,上層針對英文軟體的使用也嫌麻煩......。
回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月12日下午3:53確實,這是他目前的問題^^刪除回覆回覆回覆Louis2015年6月12日下午3:54可以比較一下Slack跟Yammer的差異嗎?回覆刪除回覆Robin李瑞彬2015年11月20日下午2:19Slack與Yammer完整比較表http://www.moblized.com/apps/slack/compare/yammer刪除回覆回覆小L2016年2月18日上午11:21Thanksalot刪除回覆回覆回覆ALEX2015年6月12日下午5:40在大陆直接被屏蔽了,不能用回覆刪除回覆回覆Dean2015年8月30日晚上10:56Slack的Channels名稱,不能用中文不太方便~用HipChat的Room就可以取中文名稱比較好!不知道版主能不能也寫一篇HipChat的介紹文?!回覆刪除回覆EsorHuang2015年9月2日下午1:39下次來研究看看^^刪除回覆回覆回覆VV2015年9月4日下午2:56請問如果使用這個平台,Quip是不就不太需要了?畢竟同時有兩個平台會顯的混亂...(如果用這個導入雲端硬碟的檔案)回覆刪除回覆回覆Unknown2015年9月4日下午3:59版主寫的真棒,也很詳細,請參考ohana-www.ohana.cc,免費的團隊溝通平台,有專案/溝通管理的功能,還加上社群功能,可以開放自己的專案讓其他人加入,有APK/APP可使用回覆刪除回覆回覆竺麗雅2015年11月12日中午12:02Slack,對於組織運作效益有四:1)驅使所有公務資訊公開透明,協助減少弊端,便於存查指認;讓大家GettingOntheSamePage.2)提供一個機制以協助專案主管主動的取得並掌握公司內部直接間接的溝通情報,而非被動地等候團隊成員來報3)形成一種主動推進工作的力量;攤在陽光下,當事人自然會有主動或被動GTD的動力4)什麼叫組織扁平化?是靠溝通來達成的。
Slack上所有溝通無須層層傳遞、不會失真、當責者責無旁貸,還有什麼方式讓組織更扁平?Slack用的好與不好,要看部門主管,這在公司每一件事情上都一樣的,不獨針對Slack回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月12日下午2:29很精闢的分析,學習了刪除回覆回覆回覆Robin李瑞彬2015年11月20日下午2:04Slack與Yammer兩者的比較,從名稱來看出一些端倪,同一個組織下Slack是建立Channel頻道,Yammer是建立Group群組,兩者定義與用途真的是不一樣,Slack適合將公司所有訊息區分在不同的頻道中放送,Yammer適合用台協同討論https://www.quora.com/What-is-the-difference-between-Yammer-and-Slack回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月21日清晨7:53感謝提供比較刪除回覆回覆回覆李忠憲2015年11月23日上午9:23與JANDI比較又有何不同?回覆刪除回覆EsorHuang2015年11月23日上午10:06Slack可以整合非常多其他雲端服務的內容刪除回覆回覆回覆卡哩2016年1月25日晚上11:07感覺群組的概念跟Skype很像,Skype也可以做到,這部分有什麼區別呢?回覆刪除回覆回覆匿名2016年1月28日凌晨2:37請問您是邱米淳嗎?https://plus.104.com.tw/activity/f8632929-24c4-4aee-85a6-4f5063b14a7c回覆刪除回覆EsorHuang2016年1月28日上午9:15不是喔,我是本站電腦玩物的站長Esor刪除回覆回覆回覆Jeffrey2016年3月3日上午10:50感覺是否JANDI比較簡單容易?有中文支援,檔名搜尋也可以?好像找不到和JANDI的第三方比較?回覆刪除回覆回覆VincentChao2016年3月26日晚上7:55請問SLACK跟SANDI有甚麼差異嗎?怎覺得SANDI很像SLACK的中文翻版?回覆刪除回覆回覆匿名2016年4月7日下午2:04請問.如果一個團隊裡,原本有a同仁.但後來離職了.因帳號是自己加入的,可以怎麼去除掉退出呢?!或被邀請了,加入了.就可以永遠都在內看到內容?!回覆刪除回覆Unknown2016年4月13日下午5:46管理員可以在專案下的https://-group.slack.com/admin裡面移除刪除回覆回覆Unknown2016年4月13日下午5:47作者已經移除這則留言。
刪除回覆回覆Unknown2016年8月16日下午3:55如果你是系統管理員,可以在右側的「…」更多點選「TeamDirectory」團隊成員,再點選「設定」進行成員權限設定。
點選某使用者,並點選「DisableAccount」停用使用者帳戶。
刪除回覆回覆回覆Unknown2016年9月30日下午2:08介紹中好像沒有說到視訊功能,不知道有沒有視訊功能?回覆刪除回覆回覆匿名2016年12月14日晚上11:03想請問一下,如果想要單獨拉一個人進入Slack但是不拉近整個team可以怎麼做?在做一個team嘛?謝謝回覆刪除回覆回覆匿名2017年4月18日上午8:24好用是好用,不過我覺得也僅此於小公司。
要推到傳統或大公司仍是有很大的困難。
光是資訊安全這一塊,就被直接打回票。
確實Microsoft的Team如果能讓將資訊保留在公司內部,會有機會勝出。
回覆刪除回覆匿名2018年2月20日下午6:59Slack有Enterprise,可以架在自己的主機上。
刪除回覆回覆回覆匿名2017年7月4日下午3:29請問有人了解,slack裡guest的功能是做什麼用的嗎?謝謝回覆刪除回覆回覆匿名2017年8月10日上午10:45公司使用不到三個月,無法再傳送檔案了,顯示記憶空間不足,it說必須一個一個慢慢刪,整個公司都無法互相傳送檔案了...有更好的解決方法嘛?回覆刪除回覆匿名2018年2月20日晚上7:01無法,因此最好的方法是自己傳在Googledrive或dropbox上然後進行分享,也可安裝相關服務的bot幫你處理這些選檔案的動作刪除回覆回覆anon2019年3月5日上午11:48都公司了還在用免費版本,用付費就沒有容量問題,又不是每個人都要當作member計價刪除回覆回覆回覆匿名2017年9月23日中午12:31请教下,如何禁止directmessage回覆刪除回覆回覆OrangeGreenBrown2018年5月5日下午1:23很有用的教學謝謝回覆刪除回覆回覆Unknown2019年3月19日上午11:17好奇站長說的"當然,我也看過個人使用Slack來收集或整理資料"要怎麼使用呢??回覆刪除回覆回覆Unknown2019年7月26日下午5:46和外国同事聊天,有没有像微信聊天那样的一键翻译?回覆刪除回覆回覆Unknown2020年2月4日上午9:15想請問若使用像gmail之類申請,來做群組討論適合嗎?回覆刪除回覆回覆lan2020年5月12日下午5:13請問私人群組要如何開放成大家都可以看回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多…
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我實際試用了一番,雖然沒有刻意去跟TeamViewer或Chrome遠端桌面比較速度,但「AnyDesk」的使用感覺確實是非常快速的,這來自於兩種「快」的體驗:快速啟用,不需帳號、不需安裝,立刻就可以遠端電腦連線!流暢高品質,在保有很好的影像畫面中又有順暢的操作。
而且「AnyDesk」一樣對個人用戶提供免費下載,並且一開啟就有內建繁體、簡體中文版。
更進一步的,「AnyDesk」跟TeamViewer一樣可以突破一些有網路限制的環境,順利遠端控制一些可能Chrome遠端桌面無法控制的電腦,過程中完全不需要設定,讓一般人也能非常簡單的上手。
補充:關於AnyDesk的安全性,可參考其關於加密連線的說明:「Don'tbemisledbythesecurityclaimsofcompetingsolutions.AnyDeskoffersTLS1.2basedencryptionwhichisalsousedinonlinebanking.Wetakesecurityveryseriously.BothendsofaconnectionarecryptographicallyverifiedsonoonecantakeoveryourAnyDesk-IDandpretendtobeyou.」
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pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片
作者:
EsorHuang
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之前在電腦玩物撰寫的「免費!中文影片語音轉文字字幕,支援超大影片與長時間錄音」,是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具,透過語音辨識,產生的字幕檔案雖然還需要校對,但已經可以節省我們很多時間。
而在該篇文章的留言中,讀者推薦了一個叫做:「pyTranscriber」的開源、免費軟體,這個軟體使用起來更方便、更厲害:不需播放影片,就可以自動轉字幕檔,所以速度會快上好幾倍。
我在自己的電腦測試,一小時的影片檔案,辨識轉出字幕只要10分鐘。
另外測試一個10分鐘影片,不到1分鐘就完成字幕。
操作設定更簡單,不需安裝任何驅動程式,不需設定。
任何人一定都能上手,兩三步驟就搞定。
支援多國語言的影片上字幕,包含中文語音辨識。
支援大體積影片,支援MP4和MP3檔案格式。
我實際測試有用到2.5GB的影片檔案,也能順利、快速轉出字幕。
有興趣研究其原理的朋友,可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。
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EsorHuang
電腦玩物站長Esor(異塵行者),在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹,而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法,並說明實際應用後帶來的生活改變。
著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。
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- 1Slack (軟體) - 維基百科,自由的百科全書
Slack是由Slack技術所開發的一款基於雲端運算的即時通訊軟體。Slack這個詞其實是一個縮寫,意思是「所有可搜索的會話和知識日誌」(Searchable Log of All ...
- 2Slack - Google Play 應用程式
有了Slack,無論是大企業或小企業,你都能在同一處完成團隊通訊與協作,幫助你完成更多的工作。將合適的人員、對話、工具和你所需的資訊統整在一處,讓你能夠完成待辦 ...
- 3在App Store 上的「Slack」
"有了Slack,無論是大企業或小企業,你都能在同一處完成團隊通訊與協作,幫助你完成更多的工作。將合適的人員、對話、工具和你所需的資訊統整在一處,讓你 ...
- 4Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道 - 電腦玩物
簡單的說, Slack 是「團隊溝通平台」, LINE 是「即時通訊軟體」。 在Slack 上溝通可以被管理,並轉化為有效率的工作流程,而「溝通」和「通訊」的不同, ...
- 5Slack 即是未來工作型態
組織你的日常工作,提高工作效率 · 依照自己的選擇,集中利用時間 · 簡化所有人的團隊合作 · 開始使用Slack ...