檔案樂活情報ALohas第58期

國立臺灣大學檔案股（以下簡稱臺大檔案館）目前為一具有展示導覽、修護、課程推廣之單位，葉明源組長從事文書工作已經十餘年，從剛開始辦理例行性的公文收發、校對，中間曾 ... 金檔獎最大的貢獻就是－點燃我們的檔案熱情！ ★加入書籤： 葉明源組長(右)暢談他令人感動的檔案熱情 專訪國立臺灣大學檔案館葉明源組長 國立臺灣大學檔案股（以下簡稱臺大檔案館）目前為一具有展示導覽、修護、課程推廣之單位，葉明源組長從事文書工作已經十餘年，從剛開始辦理例行性的公文收發、校對，中間曾調至經營管理組歷練場館委外業務，之後再度回到文書組，帶領同仁獲得金檔獎及金質獎的肯定。

臺大檔案館不但沒有因得獎就停下腳步，反而更致力於檔案推廣的創新與突破。

這期「檔案知識+」由檔案樂活情報編輯小組專訪臺大檔案館葉組長，與我們分享檔案管理人員的甘苦。

讓我們一起來看看一個績優檔案人對於檔案事業的投入、付出及未來的期許吧！ 檔案管理局應用服務組 「播下檔案的種子」 我在外面推廣檔案應用時，常跟大家說：「我很後悔兩件事情，國中時把我國小日記銷毀，高中時又把我國中的日記銷毀。

」這件事情可以延伸到檔案管理，許多單位擁有很珍貴的檔案，但很可惜，有些已經銷毀或沒有良好的保存環境。

接觸到檔案管理的知識後，我開始向校內各單位推廣，從中得到很多啟 發，並用這股力量去感染其他人，如果沒有跨入這領域，也許現在還會做以前國中高中做過的事情呢！ 「檔案應用推廣的重要功能~提昇機關形象」 檔案應用推廣，有一種重要的功能就是提昇機關形象，例如之前本校舉辦的「國立臺灣大學總務處歷史檔案特展－千里始足下」，充分把我們總務處過去的歷史做個呈現，並於行政大樓入口展示，讓全校師生得以看見總務處過去的表現，因此讓總務處的形象有所提升，這樣的檔案應用就非常正面。

大部分從事檔案管理的同仁，會覺得檔案管理是一個冷門或幕後的工作，能見度相對也低，而我們現在舉辦許多檔案應用推廣活動，能見度已漸漸改善。

有一個很好的改變就是，曾經合作過的單位及人員，對檔案管理人員有另外一層的認識跟尊重，尤其是合辦展覽後，各單位因深深被自己的歷史檔案及檔案管理人員的工作態 度感動，後續已有部分單位主動進行珍貴檔案移交，表示檔案管理人員的努力已發生了影響。

「檔案應用推廣不能離開學校目標和社會脈動」 葉組長簡介尋找臺大牛湳池～醉月湖檔案 前兩年我們得到學校行政品質績優的肯定，行政表現也漸漸受到重視。

於是同仁內心開始產生一些使命感，認為這份工作不只是為了餬口而已。

此外，每年年初和年底會與同仁集思廣義思考學校未來的發展重點，並結合學校的校務和社會關懷議題激發創意。

舉例來說，學校腳踏車管理業務歷史悠久且非常複雜，我們就舉辦腳踏車展覽並結合宣導校內行車安全；本校醉月湖為重要校景，近來完成改善工程，我們於是舉辦「尋找臺大牛湳池～醉月湖檔案」徵集及展示；而國際化是本校重點，前年總務處出訪新加坡考察時，我便準備了上述「千里始足下」特展的雙語文宣及檔案紀念品與國外大學交流，這些都是結合學校發展及社會關 懷的應用實例。

「透過導覽才能真正了解檔案精神」 檔案導覽有二層面的意涵，一是所謂的客戶服務，二則是對內及對外的教育訓練，因此我們的新進同仁，首要工作就是學習導覽展示的檔案，抓到檔案的精神，如此才能將導覽工作做到更好。

現在臺大檔案 館有不同版本的導覽服務志工，相信未來會更加完善完整。

「創意無所不在，無所不能創意」 一個對檔案有感覺的人，日常生活中就會收集可以做的題目和資料，所以我有準備一個「創意」資料夾，把所有同仁日常生活中找到的題材收集起來，定期與同仁激發創意，而臺大檔案館開發的檔案應用創意商品或校園紀念商品，也是平日就在準備，並 因各種活動而陸續衍生。

葉組長簡介臺大檔案館展示構想 創意商品須帶有教育目的，除了不要直接複製外面成品外，最重要的是要創新。

我們比較有市場性的創意商品會與校園結合，且思考應該對於臺大歷史有著正面的含意，不但可讓校友因校園故事而感動，更可以讓校外人士更加了解臺大，因此每年都會開發一樣獨特且萃取檔案意象的創意商品，例如臺大第一號 公文風格筆記書。

長期發展而言，還是要從制度面去著手，應該設法在檔案編纂及創新應用上給予專業及人力，如果檔案管理同仁一直埋首在例行性業務裡是很難搞創意的，至於創意是什麼呢？其實沒有標準答案也很難訓練，我認為創意是與生俱來的天賦，大家都有，只要人想要去做，就或多或少做的到，臺大檔案館之前用縮小版檔案卷盒的概念設計筆筒，一般人可能看不出創意在哪?但檔案管理人員看到就知道！有些人做出來的創意商品全世界都喜歡，有些可能只有小部分群眾在使用，但不管是哪一種，對創意開發者個 人而言，都是很重要的肯定。

臺大檔案館開發的各種創意商品 「現在的志工最想要的，是學習」 臺大檔案館目前有許多的修護志工，我發現他們最想要的竟然是學習，而提供志工更好的學習，在他們自我提升後，也豐富了志工業務的內涵。

非常感佩臺大檔案館志工們的熱情，及追求人生自我實現的理念。

為了要讓志工學習上得以滿足，我們除了開設基本修護和進階修護課程外，也有開設3至6個月的長期課程，鼓勵同仁及志工報名，部分是討論紙質、文房四寶或文化議題 等相關進階課程，很受志工喜愛。

葉組長解說志工製作的各種檔案應用作品 「去敲老闆的門，去跟他說你要做檔案應用管理」 我一開始是個認份的文書主管，但後來想如果會影響到學校發展那就是不對了，所以才開始做一些突破及創新，並主動準備簡報向主管進行一些報告，進行後居然發現比想像中來的順利。

多數的檔案管理人員覺得自己應該是沉默的，不應該去敲主管的門，也許我是少數幸運者，主管們認為檔案文化是學校人文極重要的一環，不但公文檔案要保護應用，其他校園人文資料也是永續發展的基礎(個人近來正在推動校 園人文永續資料庫數位化專案)，所以，準備好簡報，鼓起勇氣去敲門吧! 「你做的東西是寶貝，不是垃圾，在垃圾堆裡或在金庫裡工作的心態是不一樣的！」 檔案要感動人，必須要生活化且發自真情，我們的第一張獎狀，家裡以前的戶口名簿等，這些都是檔案，檔案就在你的身邊，人生有很多的第一次及最後一次，人們的情緒會被觸動，都應好好的收藏，單位也是一樣。

100年6月份在進修推廣部舉辦的「夜讀同窗共剪燭－臺大進修學士班回顧特展」，就源自一個同仁的熱情。

我們檔案館呂芳留股長在參加一個活動時，聽到一個同事說他們單位即將走入歷史，呂股長就回應他：「那我們可以幫你辦個展覽唷！」呂股長對檔案的熱情，感染了別的同事，再傳達給他的主管，最後爭取到經費舉辦特展，還編印了出版品，而在特展開幕當天，不只臺大李校長來剪綵，新聞媒體也來了不少。

一個單位走入歷史，其實有點感傷，但它除了我們人文關懷外，也收到了社會的關懷，並且 替學校作了正面宣傳。

「得獎只是啟動檔案管理這部車，後續加油精進才是難事」 從事檔案管理工作一定是一個團隊，沒有什麼最佳男主角最佳女主角，團隊其實很奇妙，如果志同道合，大家可以一起去完成一些夢想。

當主管的就是要讓團隊有發揮的空間，關心你的員工，儘量掌握制度上的公平，然後放手給他們去做。

獲得第6屆金檔獎金質獎及第7屆金質獎，是肯定更是壓力，感謝同仁獲獎後並沒有停止努力，反而激發出更多創意，思索出更多可以做的事情，我們現在雖沒有參賽，但要跟自 己比跟去年比，壓力更大。

「對全國檔案管理人員的期許—珍視自己的價值」 個人有個夢想，是讓臺大水源校區這邊有一棟真正多功能的檔案館，附近的居民會喜歡來這邊，老師也會指定一些議題，讓中小學生來這邊參觀、做作業，慢慢讓檔案內化成生活的一部分。

在此要呼籲全國的檔案管理同仁，可以再重新審視及回顧一下，自己還可以做哪些事情？檔案同仁勤奮工作之餘，應多涉獵人文校史(機關歷史)，你愈關心學校(機關)，學校(機關)自然就愈重視你，有了想法及創意，就鼓起勇氣開始做，尤其是得過金檔獎的單位，更是要扮演一種帶領的角色，現在臺灣富庶之餘，強調人文精神及追求文化藝術，有很好的時空環境來著手這件事，我們要轉型，努力從基本行政調檔需求的層次，逐漸提昇至機關人文守護及宣導的層次，臺灣未來檔案新風貌有賴我們攜手開創，千 萬不要小看自己喔!! 專訪葉組長的錄影現場 備註： 臺大檔案股位於臺大水源校區飲水樓，隸屬臺大總務處文書組，屬於臺大博物館群的成員之一，以前檔案股約有5位職員處理例行業務，現在辦理推廣檔案應用，增加了展示及修護人員，目前正式職員 有6位，另有臨時人員及約20位修護志工。

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