below 1thou. - 中央研究院

原分所處理 1萬元以下購案之做法經審計部糾正，現在要求不論金額多寡，皆應先提出請購單經所長批准後才能採購，發票 ... 如果漏打統一編號，請商家補蓋公司章來取代。

當你需要採購一千元以下的東西時，請按以下程序進行： 原分所處理1萬元以下購案之做法經審計部糾正，現在要求不論金額多寡，皆應先提出請購單經所長批准後才能採購，發票日必須是在批准日之後，惟有些小額墊款購案在執行上多有困難，因此所長同意就一萬元以下因研究急需、必須銀貨兩訖的購案，當日的發票可在3個工作天內請款核銷，惟需另敘明理由。

  所以1萬元以下的購案有兩種做法： (1)   請盡量仿照1–30萬元的購案的方式，先取得報價單，寄電子購案給老師批准，通過後才通知廠商下訂交貨，同時行政助理陳惠群會送出所方請購單。

向廠商下訂時，務必告知廠商發票會在交貨後由行政助理通知開立；如果廠商要求發票隨貨附上，則請先向行政助理確認合適的發票日期，拿到發票後必須在一週內將發票交給行政助理陳惠群。

(2)   不得已需要先墊款採購再報帳者，務必在開發票當天或次日內寄電子購案給我，並且同時先通知行政助理陳惠群品項及金額，以讓她及時送出所方請購單，並在3個工作天內將發票交給行政助理陳惠群。

尤其是注意以後絕不能有將此類發票累積一段時間再一起報帳的做法，開發票後必須在次日結束前立即辦理送出，若逾時無法請款核銷，將由各人自行吸收該貨款。

1、找計畫指導(或設施總監)說明及討論所需購買的理由，並取得計畫指導(或設施總監)的認可。

進行程序如下：         a）請購者備齊採購資料電子檔，以電子信寄給計畫指導(或設施總監)。

電子檔包括：               1. 內部購案管理輸入檔（下載到個人電腦桌面，點選表單中的New_Dbase_Purchase）（範本）               2.報價單（請掃描後存成PDF檔）（掃描格式）               3.相關技術資料（各項目的資料務必完整的填寫）             4.「學長驗證單」與(或)「計畫指導驗證單」（依各別計畫指導要求） 註：若是以前有人買過的東西就該請人驗證，若是以前沒買過的就找同一計畫系列的指導學長驗證，若沒有同一計畫系列的指導學長就找該計畫系列之計畫指導驗證， 屬此情況就將驗證單名為「計畫指導驗證單」。

　               電子檔檔名之統一格式：               1.電子信標題（例  電子購案：接頭等實驗室耗材一批）（注意：郵件主旨請勿使用全形標點符號）               2.內部購案管理輸入檔（Dbase_Purchase_input-file.mdb）        b）計畫指導(或設施總監)會在內部購案輸入檔批示經費來源等資訊，並在報價單上數位簽名，然後寄給行政助理及請購者。

             若有問題則與請購人來回修改審核。

       c）國外購案的付款條件，請詳參說明、幾項要點。

2、行政助理收到電子請購案後，會以原信核發購案編號給請購者，同時在 fileserver上的purchaserecords檔案夾建立一子檔案夾，     以購案編號取名（例 AB_131105-0001），內含購案輸入檔、報價單等相關技術資料，並在經費賬目上(\\Ltl\bulletin\budget\current budget\.xls)預留該筆購案的款項。

3、請購者應留意，如果在一個工作天內未收到行政助理核發該購案編號，請主動向行政助理詢問進度。

4、直接外購案，行政助理需另備預付款項切結書給行政室採購人員。

5、採購時，如果商家開立二聯式發票給你，發票抬頭要註明「中央研究院」五個字；      如果是收銀機開的發票，必須在商家打價錢之前，告訴商家中央研究院的統一編號：04193839。

     如果漏打統一編號，請商家補蓋公司章來取代。

6、發票正本交給行政助理登帳前，請將該案的購案編號寫在單據的右上角，行政助理會依進度將墊款退還給你。

     發票電子檔請隨正本一並附上。

7、行政助理檢查無誤後，就可直接報帳請款。

8、完成以上步驟，採購程序才算結束。

9、物品類等財產條碼發下，行政助理會先將財產的基本資料建檔（原分所區財產資料庫、中大區財產資料庫）之後，請當事人將財產條碼貼在儀器上      ，並用數位相機拍照，再將電子檔寄給行政助理。

細則：      a）照相的基本要求，必須清楚照出：物品的全貌、財產條碼（如果無法將財產條碼照得清楚，請參範本的作法。

）      b   儀器主體照相。

電子檔檔名：財產編號.jpg（例：3100708-1234-0001.jpg）      c）檔案大小盡量在100KB以下，影像大小為1024*768pixel。

     d）註明儀器的使用位置