流通零售業應用分享| 一等一科技

全通路時代的來臨，數位科技應用漸趨重要，數位轉型讓流通零售服務業在動盪的環境保持生產力，維持業務同時也讓企業整體的反應能更加敏捷， ... Skiptocontent流通零售業應用分享一等一科技2021-09-03T14:40:28+08:00產業解決方案流通零售服務全通路時代的來臨，數位科技應用漸趨重要，數位轉型讓流通零售服務業在動盪的環境保持生產力，維持業務同時也讓企業整體的反應能更加敏捷，超前部屬掌握未來商機，提升營運效率與客戶的滿意度。

流通零售服務企業常面臨的管理問題管理系統不完善查詢門市員工調動辦法文件要登入A系統，填寫外出單又要登入B系統，需要一個單一入口平台來多樣滿足辦公需求。

企業知識不斷流失缺少員工知識庫，無法快速查詢新人教育訓練文件、進退貨須知、門市作業SOP影片、商品問題討論等顧客服務問題，都無法與他店或總部共享和再利用。

工作流程混亂不透明員工僅知道自己負責工作的部份資訊，若在作業流程環節中一個點發生如食材運達時間延遲之類的突發狀況，其他環節例如終端銷售據點，往往因資訊缺乏而無法即時做出相應處理，造成資源與產能的浪費。

各門市據點訊息不一致各門市分店只能用e-mail或通訊軟體接收總部佈達消息或進行溝通，不僅檔案有時效性，email一但有人員離職或有新進同仁，皆無法搜尋過往資料。

紙本文件堆積如山缺少資安權限完善的雲端文件庫，常以通訊軟體傳遞檔案，甚至還要列印以郵寄送回總部簽核，無法追蹤員工文件使用行為，也無法隨手可得需要的資訊。

上述這些問題，都會直接反映在企業面對市場急速變化時的反應速度，其實我們可以透過一套完善的管理系統加以解決，減少人為因素的干擾，透過完善的制度建立和標準化的管理系統，強化企業對營運問題的即時掌握，提升解決問題的反應動能，以有效的方式降低隱形成本之後，使企業營運績效能夠有效的提升。

簡單掌握管理的不簡單讓您在單一系統中就能完成一切，確保資訊透明度和協同合作，看見業務成長，卻不需要隨之擴充公司組織，也不用讓員工執行成倍的工作，有效解決企業的隱形成本。

解決方案UOF雲端辦公室系統不僅滿足您企業管理上的所有需求，且操作直覺，介面設計簡單，更吸引的是行動化界面完整，為企業打造全方位的行動數位化辦公室。

以下與您分享我們在流通零售服務企業裡，多年累積的系統導入經驗，UOF雲端辦公室系統的行業相關應用。

可快速建立、規範內部運營體系，讓流程更透明、執行更有效率多據點的偕同作業更快速，責任更明確1.流程管理舊有傳統環境的營運流程，總是需要處理一堆紙本文件與蓋章，零售供應鏈內外部的運作仰賴不同夥伴與業者在資金、物資、資訊上的交換，這些項目在供應鏈中以線性方式流動，每位夥伴與業者僅知道自己處理部分資訊，若在環節中一個點發生如原料運達時間延遲之類狀況，其他環節往往因資訊缺乏而無法即時做出相應處理，造成資源與產能的浪費。

此時，UOF可透過內部員工與外部會員兩個層面，搭配電子化工作流程，整合不同來源的數據資訊，使位於各環節的相關人員皆能同步獲知進程。

商品從設計、生產、批發鋪貨的流程並未改變，但各環節隱形成本皆可明顯大幅降低。

以最常見的『門店物品設備請修』流程為例，以往物品需要報修時，得透過電話或電子郵件聯繫，後續處理狀況不易追蹤。

導入UOF辦公室工作流程之後，手機即可填單，並且承辦人可即時收到APP推播得知有修繕需求，報修人也可透過手機查詢目前修繕進度，最棒的是可以定期匯出修繕報告，了解內部公共財產的損耗分析～2.知識管理流通零售服務行業從商品與服務，自生產者移轉至最終使用者的商流與物流之間，或者企業內外部、不同夥伴與業者之間的運作皆有相當多的知識需要共享與傳達，在這條線性流程中若遇人員異動等突發狀況，可能相關知識與資訊的傳播就因此中斷。

這時候可透過建構學習型知識地圖，把協同商務發展上應具備的知識及共享和再利用的概念，完整融入企業業務流程中，重新協調與優化作業流程。

藉由UOF系統的導入，重新定義企業業務代表、供應商、經銷商及顧客之間的商務行為，將知識地圖整合到企業內部的資料庫，進而形成企業創新競爭優勢。

供應商夥伴採購訊息/價格異動通知廠商須知、廠商夜間送貨規定訂單交期確認回覆Q&A各項問題討論內部員工員工學習地圖新進員工須知工作規則與各項辦法各部門知識分享討論區客戶服務新產品公告產品型錄訂購說明文件客服Q&A常見問題專區門市員工新人教育訓練文件作業SOP影片觀看商品進、退貨須知商品問題反應討論工作心得、顧客服務相關問題分享門市行銷活動分享職涯成長專區3.溝通與訊息管理在企業組織裡的訊息傳遞，因每個人的角度或身分都不盡相同，所以在接收訊息的過程中，往往會習慣聽自己想聽的，或是傳遞自己想要傳遞的。

於是，「溝通不良」或「溝通落差」的情況幾乎是層出不窮，公司越大越難理解其他業務單位需要或可提供什麼。

此時，UOF系統可確保資訊透明度和協同合作，協助與強化生產者、商流、物流、內外部不同夥伴之間的互動與長期伙伴關係，提升各方忠誠度與滿意度。

從使用UOF數位轉型解決方案開始，建立整個企業由內到外日常營運的資訊透明度，團隊開始使用共同語言，以便不管員工擔任什麼職務，都可以互相理解；此外，內部團隊也能減少很多工作，他們現在可以更快找到資訊並做出最佳選擇與決策。

另外，更可透過更廣泛資訊與資源的交流，產出更獨特的創新產品或商業模式，在企業業務代表、供應商、經銷商及顧客之間創造互利共生的產業生態系。

總部公司語錄與活動看板／門市公告分類與閱讀紀錄當有公司活動或門市行銷資訊時，可以將重要資料設定於首頁看板，或使用公告的方式推播通知讀者有新訊息，當需要的時候，也可以查看公告的閱讀紀錄唷！匯集各地門市據點資源將員工的代辦事項、以及即將到來的行程或者集團公告等等，匯集於員工的個人首頁，每個人都能擁有自己的UOF小秘書，讓UOF幫助員工隨時隨地一手掌握公司大小事。

知識溝通與留存可透過知識論壇來進行商品問題反應討論、工作心得、顧客服務相關問題分享，皆可將內部知識傳承與再利用。

也可與夥伴、客戶，進行客服Q&A與常見問題專區的討論～4.工作管理這一年來，全球疫情反轉企業辦公模式，我們要如何維持不變的團隊合作儀式感？此時需一套管理新思維，並由UOF撐起架構，透過靈活運用UOF，與工作進度掌控發揮相乘效果！當疫情迫使所有員工轉為居家辦公，一切來得快，訊息又不間斷，如何有效整理會議資訊，且系統性的交辦給員工呢？UOF幫助企業將會議決議事項轉為交辦事項，即使無法面對面說明，僅需指定人員、日期、事項，即可即時追蹤事項，練就會後指派工作的能力。

工作狀況與進度即刻掌握訊息流通無隔閡交辦事項完美掌控指派功能提供輕鬆交辦工作的基礎，工作逾時提醒及審核功能奠定掌握工作進度的架構，打造遠距辦公的新型態工作交辦人：總部行銷AMY工作內容：請規劃第三季行銷活動並回報活動預計時間時間：2021/6/25~2021/6/30工作負責人：各門市店長工作進度回報與說明：大安店：【進行中】正在確認活動日期南港店：【已完成】(交辦人審核中)成功店：【逾時】(於個人面板提醒工作逾時)個人工作自主管理工作管理個人化執行更簡便實踐辦公高效能的目標工作內容：門市倉庫備品盤點時間：2021/9/25~2021/9/30工作進度回報與說明：【進行中】【已完成】【逾時】(於個人面板提醒工作逾時)其他：顯示於我的行事曆，以供他人查看我的日程。

5.文件管理傳統各營運據點的檔案分享方式，大多是建置一個FileServer目錄分享，或使用USB、FTP、E-mail甚至是通訊軟體來傳遞公司資料，這些方式都是企業內部資安全風險持續攀升的隱憂。

另一方面，權限設定陽春，文件無法數位化審核自動公布，版本混亂、搜尋困難、分類不易更是常見項目。

UOF這時候便提供了更完善的文件檔案安全機制，不論是文件檔案的另存、列印及下載原始檔皆有權限控管，包含完整的文件版本控制、存取記錄、光速文件全文檢索等功能。

完美建立各單位營業據點的雲端文件庫，另一方面，也可對外做為重點客戶、供應商等夥伴一個文件交流平台，深化追蹤消費者與夥伴的文件使用行為，追蹤及掌握其關切的文件資訊。

數位轉型　即刻啟航一等一科技UOF雲端辦公系統專注於在兼具資訊安全與保密性的前提下，將營運所需的資訊系統性完整呈現，幫助企業管理者在營運目標或策略上產生助益，進而在成本、服務、生產效率與創新面向上取得最優化結果，UOF不僅建立高效率的資訊傳遞管道，更提供您在制定決策時的必要支援，全方位的解決方案完全符合流通零售服務業管理者的期望。

展望未來，在新零售全通路時代下，掌握最新市場趨勢並思考相應之轉型策略，透過妥善運用UOF雲端辦公室系統結合大數據分析，進而打造智慧數位企業，方能持續在市場變革中站穩腳步，實現企業數位轉型，達成永續經營的目的。

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