Google 文件的線上簽核流程，編輯合作專用Collavate - 電腦玩物

現在許多公司裡的行政系統都有所謂的電子簽核流程，讓一份報表、文件、申請單送出後，自動依序轉呈給不同單位簽核，確認後才完成送出或作業。

那麼，如果當你打算在團隊 ... 跳到主要內容 Google文件的線上簽核流程，編輯合作專用Collavate 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 6月26,2015 現在許多公司裡的行政系統都有所謂的電子簽核流程，讓一份報表、文件、申請單送出後，自動依序轉呈給不同單位簽核，確認後才完成送出或作業。

那麼，如果當你打算在團隊內使用GoogleDrive雲端硬碟來工作時，在GoogleDrive內有沒有辦法實現線上簽核流程呢？ 或許今天要介紹的這個「Collavate」的服務，以及它提供的可以安裝到GoogleDrive文件中的外掛值得試試看，我雖然還沒有深入研究到它後面更複雜的管理作業，但初步使用上，要建立簡單的文件簽核流程是沒有問題的。

2016/10新增，Google文件內建功能：Google文件、試算表與簡報「內建」任務指派與確認簽核功能 什麼是文件的簡單簽核流程呢？一般在GoogleDrive中協同合作文件時是處於「平行合作」的狀態，也就是所有的人一起編輯同一份文件，大多時候這是有效率的，但是如果文件的處理是需要： 有層級關係的：主管審核部屬的行動。

有次序關係的：業務處理企劃的決定。

那麼這時候平行的協同合作或許不一定最有效率，而需要利用像是「Collavate」這樣的外掛，幫Google文件建立有層級、有次序的自動簽核流程。

舉一個我自己工作上可能遇到的例子，假設現在有編輯、主編兩個人合作要審核一份稿件，這時候當編輯處理完成第一稿後，送審給主編審核，主編加上修改意見後通過，進入第二稿的編輯。

當編輯處理完第二稿，再一次送審給主編，通過後，編輯才能把稿子發排或上稿。

透過「Collavate」這個外掛，我們就可以在GoogleDocs文件中建立上述這樣的編輯審稿流程、公文簽核流程。

她和原本的共享編輯有一些不同： 1.右方會出現簽核流程記錄，包含每一個簽核時間與負責人。

2.根據簽核的層級、次序，自動依序開放不同人的文件編輯權限。

3.也就是輪到他簽核的人自動被開啟編輯權，簽核完畢，自動改成只有檢視權。

讓原本不能自動化改變的Google文件共用權限，可以自動根據流程改變。

當然，唯一的限制就是大家都要在自己的GoogleDrive文件中安裝「Collavate」這個外掛，下面，就讓我實作一遍給大家參考。

首先，你可以在GoogleDocs文件裡安裝這個「Collavate」外掛（註1），進入一份想要建立簽核流程的文件中，打開上方的［外掛程式］選單，選擇［取得外掛程式］。

（註1：GoogleDrive文書處理大開外掛之門！強化編輯外掛程式實測） 然後搜尋「Collavate」這個外掛（註2），直接安裝即可，之後你就可以在任何電腦你的GoogleDrive帳號中的文件使用這個外掛。

（註2：「Collavate」外掛安裝網址） 成功安裝「Collavate」後，打開［外掛程式］選單，就會看到「Collavate」的選項，點擊［Start］啟動它，就會在右方看到可以建立簽核流程的表單。

我這邊先介紹「Collavate」最簡單的簽核流程，你可以建立1、2、3、4等等不同次序的簽核層級，把每一個層級要負責簽核的夥伴的電子郵件輸入即可，並且設定這位簽核者是否可以編輯這份文件的權限，也可以加上你的說明文字。

例如在第1層級加入兩位簽核者，在第2層級加入一位簽核者，於是未來等到第一層級這兩位都簽核後，就會把文件送到第二層級的簽核者簽核。

只要我們先在「Collavate」中建立好整個審核流程，未來文件就會自動轉送給每一個順序的夥伴。

如果我設定第一層級的A先生可以編輯並審核這份文件，當我送出流程後，A先生就會在郵件信箱收到通知，內容是我希望他簽核這份文件，他只要點擊文件的連結，就會自動獲得這份GoogleDocs的編輯權。

A先生可以在文件中需要修改處加入註解（用GoogleDocs原本功能），確認好後，只要按下「Collavate」簽核流程上的確認，就能把文件送給下一個層級的簽核者。

並且這時候，A先生將會從原本可以編輯這份文件的權限，被自動調整成只能檢視文件的權限。

這樣一來，「Collavate」就幫我們在GoogleDocs上建立簡單的文件簽核、審核流程了，如果你在工作上有這樣的需求，或許這是一個可以解決問題的外掛。

延伸閱讀： 活用GoogleDrive雲端硬碟12個激發工作潛能技巧教學 GoogleDrive超工作術：16招雲端硬碟變最強辦公桌 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：Google文件的線上簽核流程，編輯合作專用Collavate 文章分類： 協同合作 雲端工作 Googledocs GoogleDrive EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 Nick2015年6月26日上午9:491.看起來好像自己選擇簽核人員，這樣還很陽春。

2.東方人的簽核，與西方簽核有非常大的差異。

回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月26日上午11:40對，畢竟這是國外的服務，而且是免費版的我自己實作上，用在我文章裡提到的「編輯審核」流程，是可行的。

但如果是真正的公文簽核，可能就有不足了。

刪除回覆回覆哀亞亞2019年11月14日上午10:50很認同樓主說法.畢竟東方人的簽核方式如果不適用東方人.導致使用者必須那邊抓外掛這邊抓外掛.然後又有相容性問題.根本不實用.這樣會讓很多業主怯步.產生這產品的不好印象.以後產品推出會讓很多人產生不信任感刪除回覆回覆回覆Aferson2015年6月26日中午12:57這也會有法律效用的問題，目前一般具有法律效用的文件載體通常是紙本。

如果完全透過電子化就要依循台灣電子簽章法法規的規定。

不過...是有法條沒錯但是電子簽章的技術與規格還是百家爭鳴。

法規的部分可以參考:http://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=J0080037（看會想睡喔）回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月26日下午3:46不過我這裡想到的應用，倒也不是真正的公文簽核，確實這樣的工具比較適合小團隊之間合作上確認。

刪除回覆回覆好手2016年4月15日下午6:27其實沒這麼嚴重，就算沒有電子簽章，只要登入系統的身分正確性是不可否認，還是有效刪除回覆回覆回覆zhou2015年6月26日下午6:56設定好的簽核流程只適用目前文件嗎？其他文件要重複設定？有無退回修正的功能？回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月29日上午10:58是的，目前有這些局限刪除回覆回覆回覆Unknown2015年6月26日晚上8:52請問與之前介紹過的workflow有甚麼不同呢?回覆刪除回覆EsorHuang2015年6月26日晚上10:05這個功能比較完整，可以設定較多流程刪除回覆回覆回覆Hsin-YuChang2015年7月2日下午5:57可惜一定要使用GOOGLEDOC文件格式，最需要簽核的合約資料word在轉檔的時候容易格式跑掉.....，如果OneDrive也開始發展這樣子的外掛就好了Q＿Q回覆刪除回覆科技濃湯2015年7月7日下午5:51微軟在Office365裡面，有把OneDrive和Sharepoint進行整合，但簽核流程的確需要在sharepoint裡另外進行設定。

比較複雜，但應用的功能也比較多～刪除回覆回覆回覆Unknown2017年1月20日上午9:32uggbootsoutletmichaelkorsoutletclearancecoachfactoryoutletonlineralphlaurenpandoracharmssaleclearanceuggaustraliaparadabagsjordanukoakleyvaultoutletstorefendibagszhi20170120回覆刪除回覆回覆Unknown2017年8月17日晚上7:19Googledocisanimportantplatformthatfacilitatesthesharingandstoringdocuments.ThearticlehasgivendetailedinformationaboutGoogledocsandIhavebeenabletolearnsomethingnew.Otherwise,thearticlewasinterestingandifyouareinneedofmoreblogarticlesyoucanhireourwriterswhoofferAcademicCourseworkHelp.回覆刪除回覆回覆DylanEales2018年12月28日下午3:32sampleassignmentistheleadingAustralianassignmenthelpproviderhatofferscompleteUniversity assessment serviceslikecontractlaw assignment,it assignment help,financial assignment help,projectmanagement assignment,literaturereviewassignmenthelpandmore.Wheremoststudentslacktime,subject-knowledge,andwritingskills,SampleAssignmentbringsthemhighlyqualifiedsubjectexpertswhocanwritetheirassignmentsforthemataffordableratesorforthosewholookingforassignmentmaker.Wehavethreeteamswhofullyunderstandstudentproblemsandtrytohelpthemgetoverthoseproblems.回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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