你一定要會的職場Email 寫作重點英文E-MAIL常見四大問題

收件人往往只會花1、2 秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？ Alisa 老師要告訴你，email 主旨 ... 在今天看見明天 × 你一定要會的職場Email寫作重點英文E-MAIL常見四大問題 多益職場通 名人專欄 2013-03-2016:42 +A -A 加入收藏 作者/AlisaTu Email是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。

到底台灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤呢? 問題一：Email主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂？ 首先，Alisa老師有幾個問題： 1.你有沒有曾經因為想不出標題，而讓email主旨欄空白呢？ 2.你有沒有曾經懶得改主旨，而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫，就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢？ 3.你有沒有曾經將email內容或是問題，一股腦兒全打在主旨欄，再複製一遍在信件內容欄，或是讓內容乾脆一片空白呢？ 若是以上的答案都是YES，那你就要好檢討了。

同學們可能會認為：email的主旨有這麼重要嗎？收件人往往只會花1、2秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？Alisa老師要告訴你，email主旨欄真的很重要！ 首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被當成垃圾信件。

再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。

而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的email至少約20封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意，來獲得快速回信，秘訣在於你的email是否下了個好主旨。

一個好的email主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。

Alisa老師就來告訴大家幾個email常見的問題，讓同學們一起來比較錯誤及正確的用法。

錯誤一：主旨不夠清楚明白 Subject:Request主旨：請求 v.s Subject:QuotationRequestforGiftBags主旨：贈品袋的詢價請求 第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。

忙碌的商務人士看到這封信的主旨時，怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢？ 第二個主旨把Request（請求）更明確化為QuotationRequest（詢價請求），又再進一步加上forGiftBags（關於贈品袋），雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。

錯誤二：主旨沒有詳細時間說明 Subject:SalesPromotion主旨：促銷活動 v.s Subject:SalesPromotionfor2012A/WCollection主旨：2012秋冬新品上市的促銷活動 第一個主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？過季特賣？週年慶？品牌日？還是新品上市？ 第二個主旨多了for2012A/WCollection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的，這樣的主旨才能快速帶到重點。

問題二：Email的開頭該直呼名字還是用DearSir/Madam？ 同學們在寫英文信件時，是否曾對公式化的DearSir/Madam感到陳腔濫調？而也會有多人會問Alisa老師，Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？Alisa老師現在一次為你解開這兩個疑問。

在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，DearSir/Madam是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如DearAlisa就是致Alisa的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：HiAlisa,或是GoodmorningAlisa,而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名AlisaTu。

同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外，Alisa老師告訴同學一個小技巧，就是當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。

問題三：Email的用詞口氣越正式就越專業嗎？ 很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。

但，這絕對是個錯誤的大迷思！ 英文email內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email中也不會出現。

台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email內容，是要讓人感到一目了然又可以明確的收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段wespokeearlier（信件一）和wetalkedinthemorning（信件二），Alisa老師認為後者是比較適當的。

同學們應該會覺得很疑惑，這兩句話看起來都很正確，看不出有甚麼問題，但事實上卻是，wespokeearlier在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。

並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。

而wetalkedinthemorning明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

email可以展現寄件者的說話口氣，我們知道在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要，這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。

所以，Alisa老師現在就為你改造看起來冷冰冰的信件一，讓它變得更友善、更讓人想閱讀。

Alisa老師另外補充一點，在信件一的最後有一句：Ifyouneedfurtherinformationorassistancepleaserevert.句末的pleaserevert（請回覆），請同學拿起螢光筆畫線註記，這句話簡短又明確，建議同學們可以常用在商業信件上唷！ 現在信件二是不是看起來明確許多呢？請大家務必email的用字遣詞上多花點心思，讓你在工作上不僅能提高辦事效率，更能在職場中打好人際關係喔！ 問題四：Email的信末問候語用BestRegards最禮貌？ 不論是過去在教商業英文時，還是現在在商界工作，Alisa老師經常被學生和同事問到一個問題：email的結尾只有BestRegards才最得體嗎？BestRegards翻成中文，叫做「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字呢？你上一次聽到別人這麼跟你說，應該是某某公司在報紙上夾頁聲明吧？或許你會有著疑問，這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候 語？為什麼它會這麼常見呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，商業人士們也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語，因此BestRegards就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。

Alisa老師要告訴同學們，其實當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法喔！請同學們看到範例一，Alisa老師要教同學，另外幾個常用的信末問候語。

Alisa老師提供給同學們的問候語，都是一些好記又簡單的單字，同學們可以挑選幾個熟記，在下一次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心喔！從範例一的表格看來，email結尾語的選用可是一門大學問呢！信末結尾語的使用必需考量與email收件人的關係和收件人的互動情況，正因如此我們才能維繫我們與對方的關係，一句好的email結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號！ （信件一） Subject:Problemsolved!! Jessie---wespokeearlier,andgladtonotetheproblemissolved.Ifyouneedfurtherinformationorassistancepleaserevert.Thanks&Regards. (中譯) 主旨：問題解決了！！ 潔西---我們剛才講過電話，很高興知道妳的問題已經解決了。

如果妳還需要更多資訊或是協助，請再跟我說。

謝謝，並致上我的問候。

（信件二） Subject:PBGProjectProblemSolved HiJessie, Thankyouforyourcallinthemorning. I’mverygladthatwewereabletofindasolutiontothePBGProject.Goodluckwithyourfutureprogressonthis. I’llstillbeintheofficeuntil3p.m.whenyoudecidehowIcanhelpyouagain. Sara (中譯) 主旨：PBG專案問題解決了 嗨，潔西， 謝謝妳今天早上打來。

我很高興我們能夠找出PBG專案的解決辦法。

祝妳的專案進展順利。

只要妳覺得我們還有機會可以幫上忙，我在下午三點之前都還會在辦公室。

莎拉 （範例一）   潛在課程 淳青背包客棧 多益職場通 職場Email 延伸閱讀 當物聯網、元宇宙成未來熱門關鍵字　開發前瞻技術打造物聯網產業的堅實骨幹 2022-03-10 「紡織資優生」儒鴻被外資砍殺，就此跌落神壇？公司寫了5套劇本：已經走出營運低谷 2022-04-05 疫情害Nike、adidas等品牌關店止血　為何「鞋全家福」屹立不搖？4優勢成存活關鍵 2022-04-10 「無名」的阿婆手路菜，一開店就是50年！謝金河：來到侯硐，意外帶隻貓咪回家 2022-04-19 台股大盤概況走勢 熱門: 熱門話題 /HOTARTICLES/ 最新文章 /HOTNEWS/ 熱門推薦 /HOTRECOMMEND/ x 法國總統大選馬克宏佔上風／「我一定會回來娶妳！」來看馬克宏那一場師生苦戀13年故事 台股大盤走勢 熱門: